|
Het concept van outsourcing van bezwaarschriften is ontstaan vanuit de gedachte dat de overheidsorganisatie er primair is om de regierol in te vullen. Ook dus de juridische regierol in de vorm van juridische advisering aan bestuur en organisatie. Vaak constateren wij dat door de waan van alle dag de beschikbare juridische expertise en capaciteit van de organisatie wordt ingezet op de afhandeling van bezwaarschriften (achter in het proces). Door deze prioritering op bezwaarschriften, komt de juridische adviesfunctie (voorin het proces) onder druk te staan. Consequentie daarvan is dat men onvoldoende toekomt aan de regisserende adviesrol.
De outsourcing van de afhandeling van bezwaarschriften biedt de kans om continuïteit te creëren in de zo belangrijke juridische adviesfunctie (aan bestuur en organisatie) zonder geweld te doen aan de prioritering.
Outsourcing
De Commissie Rechtsbescherming neemt de afhandeling van bezwaarschriften geheel of gedeeltelijk over. Daarbij worden afspraken gemaakt die passen bij uw organisatie, zoals:
a. Aansturing: de outsourcing wordt periodiek afgestemd tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Eerst zal er maandelijks en later per kwartaal een afstemmingsmoment zijn.
b. Coördinatie: er zijn vaste coördinatoren bij de Commissie Rechtsbescherming die als vast aanspreekpunt fungeren voor procedures. Deze coördinatoren zijn wekelijks op locatie van de opdrachtgever. Zij onderhouden het contact met de commissies en de organisatieonderdelen. Ook vragen van het gemeentebestuur worden door hen beantwoord.
c. Kosten: afspraken over vast bedrag per bezwaarschrift met enkele evaluatiemomenten per jaar.
d. Procesoptimalisatie: de Commissie Rechtsbescherming garandeert de afhandeling van de bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn. Ieder half jaar evalueren wij de processen met de opdrachtgever en zal procesoptimalisatie in de tijdsbesteding per bezwaarschrift worden doorgerekend.
e. Kwaliteitsborging: in de processen worden afspraken gemaakt over de borging van de juridische kwaliteit, zoals: de terugkoppeling naar de vakafdelingen (leereffect) en een periodieke verslaglegging (ieder half jaar) aan bestuur en management.
f. Automatisering: er wordt gebruik gemaakt van een workflowmanagementsysteem waar de opdrachtgever altijd toegang toe heeft. De opdrachtgever heeft zo ten alle tijde inzicht in de voortgang van en bezwaarschrift.
g. Inzet personeel opdrachtgever: de Commissie Rechtsbescherming is bereid in gesprek te komen over het eventueel in dienst nemen of collegiale doorleen van personeel dat bij opdrachtgever de huidige taak vervuld.
Specialiteiten van de Commissie Rechtsbescherming:
a. outsourcing secretariaat commissie bezwaarschriften
b. aanbieden van commissieleden
c. training commissie en secretariaat
d. ondersteuning (opstellen jaarverslag)
e. periodieke terugkoppeling van leereffecten voor de organisatie
De Commissie Rechtsbescherming werkt voor colleges, gemeenteraden, waterschappen, provincies.
|